Análisis de información: ¿Es toda la información de fiar?

informacionTras la recogida la información, tanto interna como externa de la empresa, es fundamental analizarla; ya que en este paso se cribará aquella que es de interés y veraz para su uso posterior. De esta forma evitaremos los ruidos y los posibles errores en la toma de decisiones empresariales.

Siguiendo el flujo de información empresarial, tras haber recogido la información del exterior e interior de la empresa, el siguiente paso a seguir será el análisis de la misma.

Este paso posee una gran importancia, ya que en la sociedad actual existe una ingente cantidad de información, y no toda es de fiar (mucho más con la aparición de Internet). Esta tarea, bien realizada, generará una ventaja competitiva para la empresa y agilizará los procesos y la correcta toma de decisiones.

En este proceso, será cuando se evalúe, trate y sinteticen los mensajes existentes en los documentos seleccionados.

Evaluación:

En la fase de evaluación se cribarán todos los documentos recogidos. En ella hay que tener en cuenta elementos como la calidad informativa de la fuente, la veracidad de la misa, la implicación que supone para la empresa, etc…

Aquí se desecharán todos los documentos y datos que no cumplan con unos requisitos mínimos estipulados previamente, evitando así informaciones erróneas e informaciones de dudosa calidad. Todos aquellos que pasen la criba podrán ser tratados posteriormente.

Tratamiento de la información:

La documentación que haya pasado a esta fase deberá ser indexada según unos parámetros únicos y preestablecidos por la empresa. Aquí se procederá de tal modo que se identifique la fuente, el día de publicación, el área de conocimiento, la indexación… De modo que se facilite la posterior recuperación de la misma y se eviten pérdidas de tiempo.

Síntesis de la información:

Por último, se realizará un breve resumen de la documentación recogida, donde se explique claramente qué es y qué aporta su contenido. Todo ello precederá al anexo del documento original.

            Dentro del circuito de información de la empresa, hay que tener especial cuidado con el sesgo de la información (voluntaria o involuntaria) ya que una forma no estandarizada de recogida de datos podría distorsionar u omitir información. Por ello es necesario implantar unas pautas y unos procedimientos de recogida de la misma, ya sea mediante formularios, informes, partes…. que hayan sido confeccionados exclusivamente para una empresa y departamento en concreto.

El cumplimiento de estos pasos asegurará a la empresa la existencia de una información veraz y fácilmente recuperable; además de crear un activo de suma importancia en la posterior toma de decisiones.

¿Hablamos?

Francisco Penalba

Consultor de Comunicación Confinem

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