Las fuentes de información externa de la empresa

fuentes informacion externaLas fuentes de información externa de la empresa nos permitirán satisfacer unas necesidades informativas y proporcionarán a la gerencia una información actualizada, relevante, fiable y válida imprescindible para la resolución de problemas y una óptima toma de decisiones.

Las empresas deben conocer lo que ocurre a su alrededor para estar preparadas a la hora de tomar decisiones. Como ya hemos citado en anteriores artículos, la información se convierte en un activo fundamental si queremos adaptar nuestra empresa a los cambios, cada vez más repentinos, del entorno en el que nos encontramos.

Además de las ya citadas fuentes de información internas, las organizaciones deben recabar toda la información posible de su entorno, recurriendo a las fuentes de comunicación externas. Unas fuentes muy ricas en información que se dividen de la siguiente forma:

Primarias:

Las fuentes primarias externas, son aquellas que se recopilan explícitamente para un fin informativo o investigación concreta. Para ello es necesario saber qué información queremos conseguir, a quién nos hemos de dirigir, dónde hemos de recabar dicha información y de qué forma.

Los públicos emisores y la información del exterior que nos pueden proporcionar son los siguientes:

–        Distribuidores: pedidos de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…

–        Clientes: sondeos para una investigación de mercado, sugerencias, reclamaciones y quejas…

–        Consumidores: gustos, sondeos para una investigación de mercado, experiencias, satisfacción…

–        Proveedores: información sobre nuevos productos y servicios, ofertas…

–        …

Las formas de recopilar esta información pueden ser cualitativas (entrevistas, dinámicas de grupo, técnicas proyectivas, técnicas de creatividad, observación…) o cuantitativas (encuestas, panel y ómnibus).

Secundarias:

Se entiende por fuentes de información externa secundarias a toda aquella información que ya ha sido recopilada, publicada o que se encuentra disponible, y que poseía un objetivo informativo distinto al que nuestra empresa busca. Debido a su bajo coste y accesibilidad es preferible indagar entre estas fuentes antes que dirigirse a las fuentes primarias; eso sí una vez recopilada deberá ser examinada con detenimiento para evitar sesgos informativos e interpretaciones erróneas.

Las principales fuentes de información externa secundaria son:

–        Publicaciones especializadas sobre información empresarial general y sectorial.

–        Noticias divulgadas por los propios competidores.

–        La publicidad y las relaciones públicas efectuadas.

–        Las firmas de consultoría que venden información.

–        Medios de comunicación

–        Las asociaciones empresariales.

–        Las fuentes gubernamentales nacionales o locales (Registro Mercantil, Registro de la Propiedad, …)

–        …

Además de estas fuentes, la empresa deberá estar atenta a cualquier cambio que se produzca, y le afecte directamente, en los siguientes campos: demográfico, sociocultural, medioambiental, político, tecnológico, económico y legal.

Para recopilar, clasificar, evaluar, y distribuir toda esta información será necesario implantar un efectivo y eficaz sistema integrado por personas, equipos y procedimientos. Este sistema de información ayudará a los responsables de la empresa en su planificación, ejecución y control de los objetivos marcados.

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Francisco Penalba

Consultor de comunicación Confinem

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