Impagos: Cómo controlar la gestión de los impagados

Gestión impagadosPara gestionar bien los impagos es necesario llevar un control correcto de todo el proceso. Una empresa debe dotarse de herramientas que le permitan saber en todo momento qué actuaciones se han realizado, qué actuaciones están en marcha y en qué estado se encuentran dichas actuaciones. Sin dichas herramientas no hay control, sin control la gestión no es eficaz, luego no se consigue el cobro. ¿Sobre qué se debe llevar control? Eso es lo que trataremos en este artículo.

Las herramientas para la gestión de impagos pueden ser realizadas por el propio empresario o la persona encargada de la gestión de cobros, usando los programas de office (por ejemplo una hoja cálculo, una tabla en procesador de textos, en una base de datos, etc.) o cualquier otro tipo de programa existente de fácil manejo. Lo importante será determinar el contenido, qué aspectos se deben controlar.

Teniendo en cuenta el artículo sobre las actuaciones más eficaces para el cobro de los impagos, y desde nuestra experiencia en asesoría jurídica, consideramos que para la gestión de impagados se deben controlar al menos los siguientes aspectos, teniendo en cuenta que cada empresa lo adaptará a sus necesidades y funcionamiento:

a) En primer lugar, una vez llegada la fecha del vencimiento de la deuda, se determinará en qué documento se recoge la deuda y, por tanto, el plazo de prescripción de la acción judicial. Esta fecha será fundamental ya que superar el plazo de prescripción puede suponer el que no podamos ejercitar una acción e incluso la pérdida definitiva del derecho de cobro. Por tanto, esencial señalar en primer lugar la fecha de prescripción de la acción.

b) Seguidamente llevaremos un control de los contactos que se mantengan. Si es escrito señalaremos los datos más importantes: quién lo realiza, cuál es medio utilizado, etc. Si es telefónico o visita personal, procederemos de igual forma, y además con anotaciones sobre la actitud (evasivas, no contesta al teléfono, trata de “dar largas”, etc., o si es colaborativa).

c) Si realizamos un requerimiento formal, identificaremos el tipo de requerimiento (notarial, burofax, etc.), las fechas y los costes de tal requerimiento, para poder reclamarlos con posterioridad también.

d) Si de dichos contactos se inician negociaciones, se indicarán también todos los datos más importantes de las mismas, tales como fechas de conversaciones, personas implicadas y demás datos que contengan información transcendente.

e) Si se recure a la mediación, habrá que consignar todos aquellos hitos del procedimiento, como son la solicitud de la mediación, la institución, el mediador y las cuestiones relevantes que se vayan generando.

f) Sobre los procedimientos judiciales, será el abogado contratado quién marque las actuaciones más convenientes, no obstante deberemos llevar un control sobre el estado del procedimiento a través de las fechas en que se realicen las actividades más importantes, así distinguiremos según los tipos de procedimiento y las instancias:

1.- Juicio cambiario y monitorio. Se reseñarán los trámites iniciales y a partir de aquí distinguiremos si hay oposición, llevaremos control sobre cada parte del proceso, o si no hay oposición, consignando la resolución que ponga fin al mismo.

2.- Juicio verbal y Juicio ordinario. Llevaremos un control de todas las partes esenciales del procedimiento, desde el inicio, con la demanda, hasta la resolución que ponga fin al procedimiento.

3.- Ejecución. Una vez firme la sentencia se tendrá que ejecutar. En este procedimiento se habrán de consignar los trámites más importantes, tales como la demanda de ejecución, embargo, etc.

4.- Si hubiera convenio arbitral, el procedimiento se tendrá que llevar a cabo en 6 meses, así pues desde que se inicie consignaremos ese plazo máximo. Los procedimientos son flexibles aunque suelen seguir el esquema del procedimiento ordinario, por lo tanto se habrá que preguntar al abogado designado para que nos informe de las actuaciones que se realizarán.

En Confinem le ayudamos a implementar un sistema de control de la gestión de impagados eficaz y le proporcionamos una herramienta asequible, fácil de manejar, para que pueda mejorar la rentabilidad de su empresa.

¿Hablamos?

 

Oscar Soria Moll

Responsable de área Jurídica Confinem

Un comentario para “Impagos: Cómo controlar la gestión de los impagados”

  • Guillermo:

    Buenas, aunque el hilo es antiguo, comento por si a alguien le puede servir de ayuda.
    En mi empresa hemos empezado a rabajar hace poco con un servicio que ha sacado el fichero ASNEF, que aparte de poder incluir a gente en el fichero (casi siempre acaban pagando por miedo a no poder pedir creditos ni prestamos), tambien tiene buenas herramientas para la control y gestion de impagados.
    Os dejo la página donde encontre todo: http://www.sknell.es

    Un saludo y espero ser de utilidad :)

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