Reducir los impagos en una empresa

Reducir impagadosUno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas es el riesgo de los impagos. Vaya por delante que reducir a cero el riesgo de que un cliente pague su deuda es imposible, hoy en día incluso el buen pagador puede verse abocado a dejar de pagar sus deudas. No obstante, se pueden tomar precauciones y reducir mucho el riesgo. Veamos brevemente qué puede hacer un empresario para reducir dicho riesgo.

Se considera que hay un impago cuando una deuda no ha sido satisfecha a su vencimiento, entonces esa deuda se considera vencida, líquida y exigible. Desde la consultoría de empresas Confinem, y con nuestra experiencia en asesoría jurídica, sabemos que, tomando las medidas adecuadas, las micro y pequeñas empresas pueden reducir sustancialmente sus facturas impagadas. El tomar precauciones para evitar impagados no quiere decir que se tengan que perder clientes, a menudo tan solo depende de la escrupulosa observación de los usos y prácticas mercantiles o se consiguen mediante una correcta negociación. Para ello, habrá que actuar en los siguientes ámbitos:

Los documentos comerciales.

Durante la relación comercial se van produciendo una serie de documentos (presupuesto, pedido, factura, etc). Estos no tienen una forma determinada y la práctica mercantil es la que les ha ido dando forma. En ocasiones ni siquiera habrá constancia documental, caso de pedidos telefónicos. La correcta formalización de los documentos que se vayan generando será esencial para poder reclamar la deuda. Por ello, cada empresario debe configurarlos de acuerdo a sus necesidades. Debe numerarlos, datarlos y correlacionarlos. Fundamentalmente, del conjunto de documentos generados debe quedar clara cuál es la deuda, la forma de pago y sus vencimientos, los medios de pago, las garantías y las demás condiciones de la operación tendentes a asegurar el pago.

Las formas de pago.

Las formas de pago son la anticipada, al contado, o el pago aplazado. Lo importante será elegir la forma de pago, para ello tendremos en cuenta el nivel de confianza que se tenga con el cliente, que se determinará por la existencia o no de relaciones comerciales anteriores y por el conocimiento que el empresario pueda tener de la solvencia del deudor. Obviamente, en la forma anticipada y al contado el riesgo es nulo o bajo, mientras que en el pago aplazado es alto. Los riesgos tendrán que minimizarse con la elección del medio de pago y las garantías que se soliciten.

Los medios de pago.

Los medios de pago son aquellos activos financieros que permiten al deudor satisfacer una deuda o liberarse de la misma. Se incluyen desde dinero en efectivo a los recibos bancarios, pasando por los documentos cambiarios o, en el ámbito del comercio internacional, las cartas de crédito. La elección del medio de pago se hará atendiendo: – el nivel de confianza que nos ofrezca el de cliente; – la seguridad que ofrezca el medio de pago. Así, hay medios de pago que ofrecen absoluta seguridad (cobro en efectivo, en tarjeta, ingreso en cuenta, carta de crédito). En un segundo nivel encontramos los que nos ofrecen mayor facilidad para reclamar en caso de impago, o incluso la posibilidad de incluir garantías en ese medio (letra de cambio, pagaré, cheque). Un tercer nivel encontraríamos aquellos que su seguridad depende de la forma de pago elegida (transferencia, recibo bancario, etc.).

Garantías y cláusulas contractuales.

Las garantías son aquellos instrumentos que la ley nos ofrece para asegurar el cobro de una deuda. Pueden ser personales (finaza y aval) o reales (hipoteca y prenda).

Para la elección de la garantía se tendrá en cuenta: – el nivel de confianza que ofrezca el cliente; – la calidad de la garantía, es decir, la seguridad de cobro que se ofrezca. Desde este punto de vista lo preferible será en primer lugar la fianza o aval bancario, en segundo lugar las garantías reales, y en última instancia las fianzas y avales personales.

Otras formas de tratar de asegurar el cobro, no tan poderosas pero útiles en muchos casos, pueden ser determinadas cláusulas contractuales. Desde aquellas que regulen la resolución del contrato, hasta aquellas que establezcan que el vendedor puede quedarse con parte de las cantidades ya satisfechas o establecer intereses de mora.

Reclamación de las deudas.

Una vez verificado el impago de una cantidad, lo más conveniente será requerir extrajudicialmente al deudor, preferiblemente mediante burofax o notarialmente, porque desde entonces el deudor incurre en mora. Posteriormente acudir a la reclamación de la deuda por vía judicial, o mediante otras formas, como el arbitraje o la mediación.

Para la elección del medio de reclamación habrá que tener en cuenta: – la capacidad de obligar que tenga el medio utilizado, así la reclamación judicial podrá ser ejecutada directamente mientras que el requerimiento por sí mismo no obliga en nada al deudor; – el coste económico que tenga el medio; – el coste temporal es decir, el tiempo que transcurra desde que se pone en marcha la reclamación hasta que efectivamente se obtiene el pago.

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Oscar Soria Moll

Consultor de área Jurídica Confinem

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